Jak na home office v době pandemie? Odborníci radí nechat zaměstnance spolupracovat a nezapomínat na sociální kontakt
Řada firem přešla kvůli pandemii koronaviru na režim, kdy většina jejich zaměstnanců pracuje pouze z domu. Mít celý podnik permanentně mimo kancelář se ale může velmi rychle drasticky promítnout na výkonnosti jednotlivých pracovníků, jejich motivaci i vnitrofiremních vztazích. Odborníci proto doporučují, aby zaměstnanci pracovali na úkolech častěji společně a dostávalo se jim pravidelné zpětné vazby. Zapomínat by se nemělo ani na nepracovní sociální kontakt.
Současná situace je náročná zejména pro manažery a ředitele firem, kteří nemají možnost osobně na tým dohlížet tak, jak jsou zvyklí při práci v kanceláři. Podle odborníků mají v podstatě dvě možnosti, jak se s touto situací poprat – buď začít své podřízené přísně kontrolovat, nebo jim dát svou důvěru a v práci je spíše podporovat a motivovat.
„Obecně tuto situaci vnímám jako test důvěry mezi zaměstnanci a zaměstnavateli, potažmo jejich nadřízenými. Jeden manažer může být nervózní a své lidi neustále kontrolovat, aby mu nebylo něco vyčteno od vrcholového managementu. A jiný to vezme jako výzvu, kdy bude se svým týmem udržovat rozumný kontakt, dokáže své lidi podpořit, zajímat se o ně i po nepracovní stránce a profitovat z toho mohou všichni,“ popisuje brněnský psycholog Tomáš Repka. Komunikace firmy se zaměstnanci by tak měla probíhat ne ve smyslu kontroly, ale spíše vyjádření podpory a zájmu o to, jak situaci zvládají. „Jde o to být pro ně co nejvíc lidský,“ dodává psycholog.
Velmi podobný přístup zvolilo vývojářské studio Futured, které má od poloviny března na home office sto procent zaměstnanců. „Z pohledu řízení to bylo ještě větší přenesení zodpovědnosti na týmy, případně jejich leadery. Máme velmi plochou linii řízení, která ale při řízení softwarového vývoje již počítá s odpovědností na denní bázi. Nicméně plnou zodpovědnost při práci na dálku jsme v takové míře ještě neuplatňovali. Snažíme se v této situaci napříč celou firmou podporovat u našich kolegů zejména disciplínu a morálku,“ říká Lukáš Strnadel, CEO Futured.
Firemní sociolog Vojtěch Bednář potvrzuje, že současná situace je velmi složitá zejména pro manažery. Podle něj je pro udržení výkonnosti důležitá nejen samotná kontrola a komunikace v týmech, ale také přidělování úkolů o různé náročnosti, a pokud možno také s různou dynamikou, pravidelná zpětná vazba a směřování zaměstnanců k dílčím cílům. „Po čase se u zaměstnanců může začít rozcházet výkonnost, což je jeden z vedlejších důsledků toho, že jsou na různých místech. Management by se měl snažit udržovat jejich vzájemnou komunikaci a v ideálním případě jim přidělovat takové úkoly, které vyžadují spolupráci,“ dodává firemní sociolog.
Psycholog radí: Udržujte sociální kontakt – telefonujte, pište, skypujte
Právě komunikace mezi členy týmů i napříč celou firmou je podle odborníků i oslovených podniků důležitá. Vnitrofiremní vztahy a kultura jsou pro jejich správné fungování nezbytné, a začnou-li upadat, může se to projevit i na výsledcích. Zejména v současné době by tak firmy neměly zanedbávat sociální kontakt, byť se bude uskutečňovat jen v online prostředí.
„Komunikace, kontakt, spojení s druhými, to všechno teď vnímám jako nejdůležitější faktor, aby krize dobře dopadla. Sociální izolace je už tak velké téma. Tím spíš teď, kdy jsme si ji nevybrali. V tomto směru mohou pro firmy sehrát důležitou roli manažeři interní komunikace, kteří mohou sbírat náměty a tipy, jak využít volný čas doma, a dostat je ke svým lidem. Mohou uspořádat online turnaj v nějaké hře, založit diskuzní fórum, skupinu na Facebooku pro sdílení podnětů a podobně,“ říká Tomáš Řepka.
Pro vývojáře z Futured je na celé situaci nejtěžší právě to, že jsou jednotliví členové týmu odděleni. „Rádi spolu trávíme i soukromý čas, a tak je pro nás těžké nepotkávat se. Snažíme se to ale dohánět. V našem komunikačním nástroji jsme zřídili nový kanál, který se věnuje tipům a trikům na zvládnutí home office. Všichni kolegové do něj přispívají a průběžně se dělí o zkušenosti. Místo společných obědů se zase právě v obědové neformálně potkáváme pauze na hangouts,“ popisuje Lukáš Strnadel.
Důraz na neformální komunikaci zmiňují i zástupci dalších podniků. Například společnost Enbra založila k těmto účelům skupinu v aplikaci WhatsApp, kde se zaměstnanci mohou volně pobavit. Zaměstnanci HR oddělení logistické společnosti HOPI zase využívají ke komunikaci v rámci Microsoft Teams dva kanály. „Jeden čistě pracovní a druhý na doprovodné komentáře, emoce i vtipy. To pomáhá separovat pracovní záležitosti, udržovat tým v dobré náladě a podporovat celodenní aktivitu,“ uvádí Vlasta Bradáčů, HR Manager společnosti HOPI.
Microsoft Teams používá k online stmelování kolektivu i Direct pojišťovna. „Připravujeme společné snídaně nebo meditování. Již jsme také například pořádali celofiremní online setkání, k němuž se připojilo 250 lidí, což je maximum, které program povoluje. Na některé zájemce se tak ani nedostalo,“ říká mluvčí pojišťovny Nela Maťašeje. Firma podle ní na dálku podpořila i systém vzdělávání a vyhlašuje rovněž různé soutěže, třeba o nejlepší pracovní koutek. „Také každý den zaměstnancům posíláme na e-mail jednu pozitivní zprávu, abychom je v této době trochu potěšili,“ dodává.
