Kdy vaše podnikání přeroste fakturační aplikaci?

Při podnikání se dnes jen těžko obejdete bez podpory fakturační aplikace nebo účetního systému – tedy alespoň pokud plánujete skutečně podnikat, a ne se jen donekonečna trápit s každodenním papírováním. Jak vaše podnikání roste, mění se i softwarové nástroje, které vám s nezbytnou administrativou pomohou. Jak ale poznat, kdy už si nevystačíte jen s fakturační aplikací?

Faktura – základ podnikání

Úspěšným završením řemeslné zakázky, prodeje zboží nebo poskytnutí služeb je vystavení faktury spokojenému zákazníkovi. Pokud jste živnostník nebo vlastníte menší firmu, můžete si při vystavování faktur vystačit s fakturační aplikací. Nebudete potřebovat nic instalovat do svého počítače, protože aplikace je dostupná takzvaně v cloudu. Svoji daňovou evidenci tak máte díky internetu k dispozici kdekoliv prostřednictvím běžného webového prohlížeče nebo mobilní aplikace v chytrém telefonu. Ve fakturační aplikaci můžete mít uloženy fakturační údaje zákazníků, ceníky produktů a služeb i šablony faktur. Vystavení nové faktury je pak záležitostí několika kliknutí myší nebo klepnutí prstem na displej telefonu či tabletu.

Když se podnikání daří

S růstem podnikání se ale zvyšuje také administrativní zátěž. Už není možné uplatňovat náklady jednoduše výdajovým paušálem, takže aplikace za vás nezvládne zpracovat daňové přiznání. Rostoucí obrat vás nutí přejít z daňové evidence na účetnictví. Potřebujete vyřešit elektronickou evidenci tržeb a přibývají i další agendy, ať už jde o vedení skladu, mezd, nebo třeba evidenci majetku či knihu jízd. „V některých takových případech je možné prodloužit ‚životnost‘ fakturační aplikace tím, že podnikatel využije možnost propojení s různými dalšími online službami,“ uvádí Tomáš Loukota ze společnosti Solitea, která podnikatelům poskytuje fakturační aplikaci iDoklad. „Příkladem může být propojení a synchronizace fakturační aplikace s dalšími aplikacemi pro elektronickou evidenci tržeb, které jsou určené pro prodej v terénu, například při stánkovém prodeji, ve večerkách a podobně. Uživatel tak může komunikovat s finanční správou, exportovat denní přehledy tržeb a zálohovat ve fakturační aplikaci všechny vystavené EET účtenky,“ dodává Tomáš Loukota.

Elektronická faktura není totéž, co faktura v e-mailu. Firmy e-fakturaci zatím příliš nevyužívají

Fakturační aplikace již nestačí

Když vaše podnikání skutečně přeroste fakturační aplikaci, je načase pořídit si účetní systém pro menší a středně velké firmy. V ní pak na jednom místě najdete funkce pro řešení veškeré agendy spojené s účetnictvím, daněmi i každodenním hospodařením firmy. „Účetní systémy již nabízejí řadu funkcí plně automatizovaných, čímž se snižuje nejen časová náročnost účetních operací, ale také jejich chybovost. Týká se to mimo jiné různých výkazů nebo daňových přiznání. Na termíny pro podání daňových přiznání nebo kontrolního hlášení vás systém dopředu automaticky upozorní,“ uvádí Tomáš Loukota. „Obecně lze říci, že nutnost opustit fakturační systém pocítí podnikatel ve chvíli, kdy potřebuje znát okamžitý stav peněžních toků ve firmě nebo chce mít v reálném čase přehled o všech nákupech, prodejích i zisku,“ vysvětluje Tomáš Loukota s tím, že role fakturační aplikace končí též ve chvíli, kdy bude podnikatel vést účetnictví. Pokud ale účetnictví svěří externistovi, fakturační systém může dále používat a propojit jej s účetním systémem své účetní.

Nebojte se fakturování! Aplikace vyřeší účty za vás

Opustit fakturační aplikaci ale neznamená nutnost investovat do robustního a zbytečně drahého účetního systému. Firmy i živnostníci si mohou poskládat svůj systém přesně dle svých potřeb tím, že si nadefinují, které moduly systému budou využívat. „Přechod z fakturační aplikace na účetní systém lze rovněž výrazně usnadnit automatickou migrací veškerých stávajících dat do nového systému. Ihned tak lze pokračovat v práci tam, kde jste skončili,“ uzavírá Tomáš Loukota.