5 tipů, jak efektivně a levně zajistit chod kanceláře

Pro živnostníky i společnosti je kromě vykonávání byznysu zásadní rovněž čas a kvalitní pracovní zázemí. To obvykle poskytuje vhodně vybavená kancelář. V dnešní uspěchané době však často není kompletní zařízení pracovních prostor snadnou a rychlou záležitostí. Přinášíme pět tipů, jak zbytečně neztratit udržováním chodu kanceláře čas nebo finance a přesto mít vše potřebné vždy při ruce. 

1. Vsaďte na jednoho spolehlivého dodavatele

Pokud má chod kanceláře fungovat správně, potřebuje mít jeho osazenstvo k dispozici široký sortimentu produktů. Od klasických kancelářských potřeb přes reklamní předměty a vizitky třeba až po drobný nábytek nebo hygienické potřeby. Ideálním řešením tak je najít jednoho spolehlivého dodavatele, který dokáže splnit všechny vaše požadavky najednou. „Jestliže nakupuje zákazník kancelářské produkty u jednoho dodavatele, ušetří si tím spoustu práce a zejména času. Vyvaruje se rozdrobené komunikaci s několika subjekty najednou a nemusí strávit celý den hledáním v nabídkách desítek firem. Vyhne se i dlouhému studování různých podmínek, například pro dopravné nebo reklamace,“ doporučuje Jana Martínková ze společnosti Activa, která momentálně zásobuje komplexním vybavením na 12 000 právnických subjektů.

2. Myslete dopředu, šetřete místem i penězi

Nenechte se zlákat na první pohled výhodnými nabídkami, kde je však cena podmíněna odběrem většího počtu kusů, ne-li celého balení. Vyhnete se tak situaci, kdy budete zbytečně skladovat objednané zboží na každém volném prostoru ve vaší kanceláři. Výhodou je nejen snížení nákladů na prostory i skladové hospodářství, ale také menší finanční zátěž, takže nemusíte vázat své finanční prostředky ve zbytečně vysokých zásobách. Při přestěhování pracoviště tak nebude změna adresy na reklamních předmětech omezena penězi, které jste nadbytečně do těchto materiálů investovali proto, že nebylo možné je odebírat v rozumném množství.

3. Zajímejte se o podmínky, výhody a loajalitu

Při výběru vhodného dodavatele je podstatné zaměřit se rovněž na podpůrné služby, které daná firma nabízí. Měli byste se informovat například ohledně ceny, které si daná společnost účtuje za dopravu objednaného zboží do sídla vašeho působiště.  Zároveň byste si měli ověřit a řádně prostudovat veškeré reklamační podmínky, včetně položky o možnosti vrácení zboží. Dejte vždy raději přednost loajálním podnikům. Ty vám dokážou nabídnout výhody za věrnost formou různých bonusových programů, konzultaci a poradenství či pozáruční servis. Věnujte pozornost také obecným podmínkám dopravy zboží.

4. Zaměřte se na maximální úsporu času a efektivitu

Jestliže chcete zajišťovat chod pracoviště tak, aby vše bez problémů fungovalo a vy jste zároveň logistikou a administrativou ztratili co nejméně času, preferujte elektronickou a transparentní komunikaci. Vyhledejte takového zásobovače kancelářských a dalších prostředků, který nabízí stabilní a jasné ceny. Tím se vyvarujete neustálého zasílání a schvalování cenových nabídek kdykoliv, budete-li chtít zjistit cenu vámi požadovaného produktu. Čas vám dokáže ušetřit například přehledný elektronický katalog, kde bude kdykoliv možné cenu zjistit. Zároveň si tak můžete výrobek prohlédnout v co nejvěrnější podobě.

5. Nepodceňujte tradici a kvalitu

Nadbytečných potíží vás může předem zbavit výběr dodavatele dle jeho vlastních zkušeností a postavení na trhu. Kvalitní služby může zabezpečit důkladné know-how v oboru či dlouhé fungování dodavatele na trhu. „Jistotu kvalitního zázemí potřebují jak velké společnosti, tak i drobní živnostníci. Díky více než dvacetiletému fungování na trhu už velmi dobře víme, co zákazníci požadují a jak je pro ně spolehlivý dodavatel klíčový,“ vysvětluje Jana Martínková ze společnosti Activa, která poskytuje na českém trhu nejširší katalogový sortiment nejen kancelářských potřeb.