5 tipů jak si poradit s docházkou zaměstnanců

Kvalitní a přehledná evidence docházky zaměstnanců je jedním z klíčových kroků pro efektivní řízení organizace. Doba, kdy byla docházková agenda složitě tvořena tužkou na papíře, už minula. Moderní technologie umožnily vývoj sofistikovaných docházkových systémů, které podnikům šetří čas i náklady. Poradíme vám, co by kvalitní systémy pro evidenci docházky měly obsahovat a na co se zaměřit při jejich výběru.

Povinnost evidovat pracovní dobu zaměstnanců je tuzemským podnikům přikazována zákonem. Zaměstnanec má navíc právo do vlastní evidence docházky kdykoliv nahlédnout. Právě proto by firmy měly dbát na přehlednou tvorbu docházky pracovníků. Díky detailní kontrole nad příchody a odchody zaměstnanců je možné získat kompletní přehled nad jejich pohybem a také snížit mzdové náklady.

1. Volba docházkové čtečky

Základem docházkových systémů jsou čtečky, které představují moderní obdobu tradičních píchaček. V tuzemských podnicích jsou využívány tři typy čteček pro evidenci docházky, a to čtečky na magnetické karty, na čipy a na otisky prstů. Technologie magnetických karet je v současné době na ústupu. Magnetický proužek je totiž náchylný k otěru a karta se zaměstnancům láme, proto je nutná častá výměna. Navíc může docházet k záměně zaměstnanců, kteří si mohou karty snadno půjčovat. To platí i v případě čipů. Riziko záměny zcela eliminují čtečky na otisky prstů. „V letošním roce registrujeme vysoký nárůst zájmu po biometrických čtečkách, které představují nejefektivnější řešení. Identifikace je rychlá a pohodlná, protože zaměstnanci nemusejí nosit identifikační karty a čipy,“ sdělil Jiří Halousek, ředitel společnosti IReSoft, která nabízí nejlevnější biometrický systém na českém trhu. „Trendem budoucnosti jsou biometrické čtečky rozpoznávající obličeje. Ty jsou však dosud velmi nákladné,“ doplnil Halousek.

2. Praktická evidence docházky

Docházkové systémy jsou praktickým pomocníkem při řízení firmy. Na základě přihlašování a odhlašování zaměstnanců prostřednictvím čteček systém tvoří přehlednou evidenci docházky. Program automaticky počítá odpracovanou dobu, přesčasy, příplatky za víkendy, noční služby a svátky.

Docházkové systémy rovněž umožňují tvorbu měsíčních výkazů práce, které mohou zaměstnavatelé snadno upravovat. Samozřejmostí by mělo být zadávání absencí, uznávání přesčasů nebo povolení ručních oprav vypočtených hodnot. V rámci měsíčních výkazů práce je výhodou možnost navolení srážek či příplatků a zapisování poznámek u každého pracovníka zvlášť. Při výběru docházkového systému zjistěte, zda program dovoluje nastavit přístupová práva pro více uživatelů, aby jednotliví zaměstnanci mohli nahlížet do svých výkazů práce.

3. Pohodlné plánování služeb

Složité a nervy drásající plánování služeb s tužkou a gumou v ruce nahradily moderní programy. Programy umožňují na základě provozních podmínek firmy jednoduše nadefinovat pracovní skupiny a jednotlivé směny. Na základě zvolených kritérií jsou následně automaticky generovány plány služeb, které přirozeně zohledňují časy a délky směn, přestávky či dělení příplatků. Zvolte si takový docházkový systém, který dokáže rozplánovat dlouhodobé a měsíční rozpisy služeb. Výhodou je rovněž možnost přizpůsobit plán služeb jak pro nepřetržité, tak pro směnné provozy.

4. Snadná tvorba podkladů pro mzdy

Praktickou funkcí docházkových systémů je export sebraných dat přímo do mzdových programů. Výměra platu pro jednotlivé zaměstnance je díky propojení programů jednoduchá a rychlá. Veškeré informace o odpracované době, přesčasech, práci o svátcích či v noci jsou evidovány a následně automaticky převedeny do programů pro výpočet mezd. Podniky by proto při volbě docházkového systému měly zohlednit, zda je zvolený systém kompatibilní se mzdovým programem, který je v daném firmě používán. Menší podniky, které nevyužívají specializované programy, zase ocení možnost exportu dat do aplikací Word nebo Excel.

5. Zabezpečení přístupu do podniku

Podniky, které jsou nuceny chránit drahé přístroje a vybavení nebo ukládají citlivé informace, mohou zvážit rozšíření docházkových systémů o přístupové terminály. Přístupové terminály totiž účinně nahrazují klíče. Vstup do místnosti je možný pouze na základě identifikace prostřednictvím otisku prstu nebo čipu. Díky přístupovému systému je možné jednoduše povolit vstup pouze vybrané skupině osob nebo monitorovat pohyb zaměstnanců v rámci areálu firmy. „Podniky volí přístupové systémy především kvůli zajištění bezpečnosti. U mnohých podniků nebo zdravotnických zařízení hraje důležitou roli také pohodlí. Díky terminálům nemusí zaměstnanci nosit klíče a přístup do chráněného prostoru je daleko rychlejší,“ sdělil Jiří Halousek ze společnosti IReSoft, která umožňuje propojení docházkového a přístupového systému.