3 tipy, jak se vyhnout utrpení v zasedačkách

Vysedávání v zasedacích místnostech bývá nejméně oblíbenou pracovní náplní kancelářských zaměstnanců. Nekonečné porady a schůzky následují jedna za druhou, vlečou se a ke konci pracovní doby už si člověk připadá, že má místo mozku želé. Jak porady a jednání nastavit tak, aby byla užitečná a zároveň u nich lidé neusínali nudou? Přinášíme tři tipy.

1. Jednání musí někdo řídit a hlídat, aby diskuze neodbíhala od tématu

Průzkum společnosti SurveyMonkey mezi pracovníky kanceláří zjišťoval, co lidé na jednáních v zasedačkách nejvíce nesnášejí. Číslem jedna je odbíhání konverzace mimo téma a druhá příčka patří lidem, kteří nepustí ostatní ke slovu. Na třetím místě účastníci průzkumu uvedli, že jim na jednáních vadí, když po jejich skončení netuší, co mají vlastně dělat. Na čtvrté pozici pak skončily pozdní příchody a na páté technické závady.

Z průzkumu proto plyne první doporučení – porada týmu i schůzka s obchodními partnery potřebuje moderátora. Ten dohlédne na to, aby diskuze neodbíhala od tématu a každý měl prostor se vyjádřit, a zároveň hlídá zbývající čas. Na závěr se také ujistí, že všichni účastníci vědí, na čem teď mají pracovat. Ne každý má na takovou roli talent, ale díky asertivnímu vedení může být jednání pro všechny zúčastněné mnohem produktivnější a méně vyčerpávající.

2. Nábytek musí být flexibilní a pohodlný

Zasedací místnosti s masivním dlouhým stolem a židlemi okolo už současným potřebám nemusí vždy vyhovovat. Podle studie IACC Meeting Room of the Future zjišťující preference organizátorů pracovních schůzek a konferencí vyžadují firmy flexibilní vybavení, které umožňuje přizpůsobit zasedací místnost typu jednání. Zvyšuje se poptávka po rozkládacích stolech a nábytku na kolečkách. Šedesát procent oslovených si myslí, že tento trend bude v dalších letech čím dál výraznější.

Ve studii také zaznělo, že pro zasedací místnosti nyní firmy více vyžadují pohodlný nábytek, který má účastníkům schůzku zpříjemnit. Potvrzuje to i Tomáš Kratochvíl ze společnosti Toka, která navrhuje a dodává vybavení kanceláří. „Tradiční židle nahrazují polstrovaná křesla, v nichž si lidé mohou během jednání udělat pohodlí. Pracovní schůzky se také častěji odehrávají mimo oficiální zasedací místnosti, například v relaxačních zónách, kde se lidé posadí na pohodlný gauč, dají si kávu a atmosféra je uvolněnější,“ popsal.

3. Fungující technické vybavení, které zaměstnanci umějí ovládat

V současnosti probíhá mnohem více schůzek v online prostředí. Během pandemie to byla nutnost, díky které si ale lidé uvědomili, že videokonference zabere mnohem méně času, a proto dává tomuto způsobu setkávání přednost stále velké množství lidí. Online schůzky sice šetří čas, ale pouze za předpokladu, že technika funguje, jak má.

Podle letošního průzkumu společnosti Dialpad, který zjišťoval, co lidem nejčastěji vadí během video konferencí, si polovina účastníků stěžovala na špatný přenos zvuku kvůli okolnímu šumu nebo nevypnutým mikrofonům některých účastníků. A třetina lidí uvedla, že mají problém rozumět, co druhá strana říká.

Základní znalosti etikety během videokonferencí by měli mít všichni zaměstnanci. Zároveň by měli vědět, jak vybavení v zasedací místnosti používat. Není moudré spoléhat na jediného IT technika, který ví, jak zapojit kabely, protože v jeho nepřítomnosti nastane chaos. A není nic otravnějšího, než když se na začátku schůzky zoufale snažíte zprovoznit projektor, který odmítá poslouchat, a necháváte druhou stranu čekat.

Myslete také na lidi přicházející zvenčí. Mohou mít jiný typ či značku přístroje, který budou potřebovat spárovat s vaším zařízením, takže byste měli mít v záloze více typů připojovacích kabelů a podobně. V neposlední řadě počítejte i s tím, že se návštěvníci budou třeba chtít připojit na vaši wifi, takže heslo by mělo být v zasedací místnosti k dispozici.

• V moderních knihovnách si lidé mohou číst u kávy i na terase. Na děti čekají hračky a soutěže