Jak si lépe zorganizovat práci v malé firmě a ušetřit čas i peníze
Efektivní komunikace a dokonalý přehled o svých zaměstnancích, zakázkách i klientech jsou základem úspěšného podnikání každé firmy. Řada malých firem však efektivitu pracovních procesů podceňuje a zbytečně tak plýtvá časem i finančními prostředky. Zlepšit organizaci v malé firmě přitom nemusí být složité. Pomoci vám mohou zejména moderní informační technologie.
Mějte bezpečný přístup k datům odkudkoliv
Zbavte se starostí se zálohováním svých dat i aktualizacemi softwaru a využijte výhod cloud computingu. Odpadne vám nutnost vlastnit svůj server a zároveň získáte bezpečný přístup ke svým datům prakticky odkudkoliv. Pokud potřebujete jednoduše sdílet data, můžete využít Skydrive, Dropbox či Google disk. Pro kompletní správu firemních dat, práci s klienty, zakázkami i fakturami je ovšem výhodnější využívat propracovanější systémy, jako jsou různé databázové online aplikace či informační systémy. Můžete tak mít přístup k firemním datům a důležitým informacím, kdekoliv právě potřebujete. Ke cloudu se můžete připojit pomocí počítače, chytrého telefonu nebo tabletu. Ušetříte tak nejen svůj čas, ale i počáteční náklady na pořizování drahého hardwaru či technickou personální podporu. Platíte totiž jen za to, co reálně využíváte.
Získejte přehled nad všemi zakázkami
Pro úspěšné podnikání je třeba vědět, které zakázky jsou ziskové a které naopak ztrátové. Do budoucna si pak díky tomu můžete lépe nastavit podmínky a vyhnout se dalším zbytečným finančním ztrátám. Získat lepší přehled nad zakázkami vám mohou pomoci moderní informační systémy. „V průběhu realizace zakázky vám informační systém přehledně ukáže, kolik času se strávilo na jednotlivých zakázkách. V grafech a statistikách si pak můžete kontrolovat náklady i výdaje, až nakonec získáte kompletní přehled o ziskovosti zakázek,“ vysvětlil Jiří Halousek, ředitel společnosti IReSoft, která vyvinula infromační systém IZIO specializovaný na potřeby malých firem.
Komunikujte se svými kolegy efektivně
Špatná komunikace mezi vedením a zaměstnanci i mezi jednotlivými spolupracovníky je nejen časově náročná, ale často se odrazí také na výsledcích. Proto se snažte komunikaci ve vašem pracovním týmu zjednodušit a zrychlit. Pokud jste podnikatel, možná si v začátcích vystačíte s e-mailovou komunikací, ale v případě více zakázek to ani malé firmě nestačí. Při odesílání e-mailů na více zúčastněných stran se již mohou důležité informace vytratit, proto je dobré mít veškerou komunikaci přehledně na jednom místě. Řešení opět nabízí informační systémy, které vám poskytnou efektivní nástroje pro firemní komunikaci. Úkoly, záznamy a připomínky jsou v nich vázány k jednotlivým zakázkám, klientům nebo dodavatelům uloženým v systému. Díky praktickým mobilním aplikacím se k připomínkám a úkolům dostanete i na cestách.
Sledujte efektivitu svých zaměstnanců
Pokud máte více zaměstnanců, může pro vás být obtížnější sledovat efektivitu jejich práce. Zpětné vyplňování pracovních výkazů za daný měsíc je pro zaměstnance časově náročné a navíc nemusí být přesné. „Pro zaměstnance je jednodušší vykazovat svoji práci průběžně a online. Jako zaměstnavatel díky tomu získáte aktuální přehled o tom, kdo na čem právě pracuje,“ sdělil Michal Hochman, produktový manažer informačního systému IZIO, který i malým firmám pomáhá s efektivitou a následným vykazováním práce jejich zaměstnanci.
