Elektronické faktury šetří až 50 Kč za kus a vyprazdňují archivy. Přesto je řada firem nepoužívá
Faktury elektronickou cestou zasílá polovina podniků s 10 a více zaměstnanci a přijímá je tímto způsobem 72 % firem. Plyne to z posledních výsledků Šetření o využívání ICT Českého statistického úřadu z ledna 2014. Háček? Pouze 11 % podniků zasílá a 17 % přijímá fakturu ve standardizovaném formátu vhodném pro automatizované zpracování, které skutečně šetří práci. Mnohé firmy faktury naskenují a pak zase tisknou. Nebo elektronické dokumenty neuznávají vůbec. Přitom zákon rozdíl mezi papírem a jedničkami a nulami v případě faktur nezná. A změna může ušetřit desetitisíce korun měsíčně.
Elektronické faktury podle statistik Českého statistického úřadu méně často přijímají i zasílají podniky z velikostní kategorie 10 až 49 zaměstnanců. Na 47 % takových podniků faktury elektronicky zasílá a 70 % podniků faktury elektronicky přijímá. „V případě podniků z velikostních kategorií s 50 až 249 zaměstnanci a s 250 a více zaměstnanci pak více než 60 % fakturu elektronicky zasílá a přes 80 % ji přijímá. V případě faktur ve standardizovaném formátu pak mají podniky s 250 a více zaměstnanci jednoznačnou převahu, kdy tyto faktury zasílá i přijímá okolo 29 % takto velkých podniků,“ vyjmenovala Eva Skarlandtová z Českého statistického úřadu.
Zkušenosti s elektronickými fakturami má například společnost Activa, která je jedničkou na trhu v oblasti dodávek potřeb pro kanceláře do firem. Elektronické faktury zavedla už v roce 2007. Oproti roku 2013 si loni elektronické faktury vyžádalo o další 3 % více zákazníků. Elektronicky tak daňové doklady přijímala v roce 2014 zhruba polovina klientů Activy Z celkového objemu vystavených daňových dokladů za rok 2014 jich bylo 75 % elektronických. „Pro naši společnost je největším přínosem rychlost odbavení dodávky u zákazníka. Ten potvrzuje jen jeden doklad, a to expediční list. Nižší jsou tak náklady na tisk i dopad na životní prostředí. Pozitivně lze vnímat i úroveň pohledávek. Není výjimkou, že je doklad zaslán několika osobám a tím je zajištěno jeho řádné uhrazení v termínu splatnosti,“ uvedl Martin Holoubek ze společnosti Activa.
V mnohých firmách přitom řadu výhod elektronických faktur potlačují. Naskenovaný dokument sice podniky e-mailem pošlou, takže ušetří například za poštovné, ale ten pak stejně příjemce znovu vytiskne a dále už koluje po firmě v papírové podobě. Se zavedením faktur umožňujících kompletní elektronické zpracování přitom souvisí výrazná úspora. Podle statistik firmy Software602, která se zabývá vývojem aplikací pro elektronické zpracování dokumentů, může být úspora na jediné faktuře 30 až 50 korun. „Avšak v tom jsou zahrnuty úspory jen do té chvíle, kdy doklad uloží firma do archivu. Málokdo si uvědomuje, že elektronický doklad šetří práci a peníze i potom. Nezabírá prostor, a když přijde po několika letech kontrola z finančního úřadu, stačí zadat do vyhledávače, které faktury potřebuje. Většinou je má zaměstnanec vyhledané za pár vteřin, včetně všech potřebných příloh. Tedy další desítky hodin ušetřené ve srovnání s firmami, kde musí procházet metry šanonů, vyhledávat v nich staré doklady či zjišťovat, kde jsou uloženy přílohy k daným fakturám,“ doplnil Pavel Nemrava ze Software602. Elektronické doklady podle něj také snižují rizika. S nimi se totiž nemůže stát, že by po několika letech přišla kontrola z finančního úřadu a účetní zjistila, že si doklad kdosi vypůjčil a už ho nevrátil.
Firmy se přitom nemusejí bát právní nejistoty, jako tomu bylo ještě před dvěma lety. Už 1. ledna 2013 totiž začala platit novela zákona o dani z přidané hodnoty, která elektronické faktury s těmi papírovými oficiálně zrovnoprávnila. Příjemce s elektronickou fakturou nadále musí souhlasit. Za souhlas se ale považuje i samotné zaplacení elektronické faktury. A už například není třeba k daňovému dokladu připojovat elektronický podpis. „V případě daňových dokladů v elektronické formě zákon uvádí, že věrohodnost původu a neporušenost obsahu lze zajistit buď uznávaným elektronickým podpisem, elektronickou značkou nebo elektronickou výměnou informací, takzvanou EDI. Nicméně pokud daňový doklad v elektronické podobě nebude nic takového obsahovat, lze pořád prokázat splnění povinnosti prostřednictvím kontrolních mechanismů procesů vytvářejících spolehlivou vazbu mezi daňovým dokladem a konkrétním plněním,“ vysvětlila mluvčí Generálního finančního ředitelství Jitka Ježková. Faktury podle ní už není třeba vytištěné ani archivovat. Zákonnou povinnost společnost naplní, i když je bude uchovávat po stanovených 10 let na pevném disku počítače.
Podle místopředsedkyně Asociace malých a středních podniků a živnostníků Pavly Břečkové přitom drtivá většina elektronických faktur mezi firmami putuje e-mailem. Rozpačitě zatím působí projekt elektronických datových schránek, které musejí mít pro komunikaci s úřady všechny firmy povinně zřízeny. Na zabezpečené dopisování mezi sebou je ale společnosti využívají minimálně. „Určitě by bylo třeba zlepšit uživatelské prostředí, které rozhodně nesplňuje moderní požadavky na obsluhu. Stát by také neměl rigidně trvat na určitém formátu. Například xml sice ušetří úřadu práci, ale je uživatelsky opět nevýhodný, například jej nelze na běžném počítači číst. Za současného stavu není reálné, aby firmy datovými schránkami komunikovaly mezi sebou. Navíc jsou profese, které zkrátka počítač běžně nepotřebují. Proč by měl takový živnostník denně po práci ještě usedat k PC, aby se podíval, zda mu nebyla doručena datová zpráva, protože je v tu chvíli právně považována za doručenou?“ uzavřela Břečková.
