Jak dohlédnout na zaměstnance a externisty i v době dovolených

S nadcházejícím obdobím letních dovolených řeší mnozí majitelé firem nelehký úkol, jak i v době vlastního volna efektivně dohlížet na své zaměstnance. Největší potíže přitom zpravidla nastávají u externistů, kteří pracují mimo firmu, a tedy mimo dosah ostatních kolegů či nadřízených. Poradíme vám, jak mít i v době dovolených dokonalý přehled o svých zaměstnancích a externistech.

Získejte přehled o práci svých zaměstnanců odkudkoliv

Ať už jste v kanceláři, nebo si zrovna užíváte dovolené v zahraničí, můžete mít dohled nad svým pracovním týmem i nad jeho pracovními výkony. Snadný přehled o práci zaměstnanců odkudkoliv nabízejí především moderní informační systémy založené na cloudovém řešení. Cloudové informační systémy poskytují možnost připojit se do systému odkudkoliv, a sledovat tak aktuální dění ve firmě kdykoliv potřebujete. Díky mobilní aplikaci na chytrém telefonu nebo tabletu je tedy možné ihned zjistit, v jaké fázi se konkrétní zakázka nachází a kdo na ní aktuálně pracuje.

Nechte zaměstnance vykazovat práci online

Pokud chcete mít přehled o činnosti vašich zaměstnanců, měli by si vést výkazy práce. Aktuální informace přitom získáte, pokud budou vaši podřízení vykazovat práci online. Informace o činnostech všech zaměstnanců na jednom místě pak můžete mít díky moderním informačním systémům s funkcionalitou vykazování práce. „Váš zaměstnanec si v systému označí, na jakém úkolu a zakázce právě pracuje. Prováděnou činnost může následně kdykoliv ukončit a zahájit novou. Ve statistice ‚Právě pracují‘ pak můžete jednoduše zjistit, jaký úkol konkrétní zaměstnanec právě řeší. Díky mobilní aplikaci informačního systému tak můžete kontrolu svých podřízených provádět prakticky kdekoliv,“ uvedl Jiří Halousek, ředitel společnosti IReSoft, která vyvinula informační systém IZIO. Nadřízený přitom může na svém mobilním telefonu dohlížet i na aktuální náklady spojené se zakázkou. Díky vykázané práci podřízených může rychle zjistit, zda počet strávených hodin na zakázce nepřekročil původní odhad její časové náročnosti, a tím i odhadované náklady.

Zadávání úkolů externistům a sledování jejich plnění

Zadávání nových úkolů externistům obvykle vyžaduje časově náročnou e-mailovou či telefonickou komunikaci a následné ověřování, v jakém stádiu se zadaný úkol nachází. To je zvláště v době dovolené zbytečně zatěžující. Ušetřit čas je možné efektivnějším způsobem komunikace soustředěným na jednom místě. Firemní informační systémy umožňují zadávat všem zaměstnancům firmy různé pracovní úkoly. Každý úkol má přitom přesně stanoven svůj termín i řešitele. Nadřízený si tak může v systému kdykoliv zkontrolovat stav plnění zadání, aniž by musel externistovi volat či psát e-mail. V případě potřeby má možnost vložit k jednotlivým úkolům své připomínky. S mobilní aplikací lze tyto činnosti provádět prostřednictvím telefonu i na dovolené kdekoliv na světě. Systémy rovněž nabízejí nastavení přístupových práv k jednotlivým informacím. Externista přihlášený do systému tak má přístup pouze k těm informacím, které se vztahují k jeho práci.

Terminály pro zaměstnance bez přístupu k počítači

Zaměstnavatelé potřebují mít dohled i nad zaměstnanci, kteří nepracují u počítače. Takoví zaměstnanci mohou pro zaznamenávání aktuální činnosti využít hardwarové terminály s identifikací pomocí otisku prstu nebo čipu. „Po přihlášení si váš zaměstnanec vybere zakázku a činnost, na které hodlá aktuálně pracovat. Terminál je možné připojit i k internetu, což umožní nashromážděná data automaticky odesílat na cloud. Díky tomu si pak můžete kdykoliv zobrazit, kdo právě na čem pracuje,“ sdělil Michal Hochman, produktový manažer informačního systému IZIO.